Pitkä kuuma kesä? Ehkä. Tai sitten sadetta, tuulta, hellettä, mutaa ja kaikkea siltä väliltä. Suomalaiset rakastavat keskustella säästä ja niin mekin.

Tapahtumia suunnitellaan kuukausia ja jopa vuosia etukäteen, mutta sääolosuhteita ei voi koskaan täysin hallita. Säälle täytyy antautua, sitä voi päivitellä, ennustaa, kokeilla aurinko- ja sadetansseja, mutta lopulta se asettaa tapahtumalle omat raaminsa. 

Kesä on erityisesti ulkotapahtumien kukoistuksen aikaa. Tällöin toivotaan aurinkoista ja leutoa keliä, ilman sadetta ja kovempia puhureita tai liian hurjaa hellettä. Tapahtumapäivät lyödään usein kuukausia aiemmin lukkoon ja varsinkin tapahtuma venueiden varausten kanssa tulee olla ajoissa liikkeellä. Tämä on toki yksi epävarmuus tekijä suunnitteluvaiheessa. Jos tapahtuma on hyvin sääaltis on otettava riski, että Mauri-myrsky sattuu olemaan juuri sinä päivänä.

Kun sää haastaa suunnitelman

Kesä kuten mikään muukaan vuodenaika tapahtuma-alalla on harvoin täysin ennustettava. On onnistumisia, viime hetken muutoksia, kiirettä, yllätyksiä. Tapahtumien kohdalla säätä voisi kutsua lavasteeksi, jota ei voi hallita.

Kaiketi jännittävimpiä hetkiä kesän ajalta ovat aiheuttaneet erikoisluontoiset sääilmiöt, jotka ovat haastaneet tapahtumakautemme h-hetkiä. Tilaisuuksia on pitänyt perua parin päivän varoitusajalla kovan rankkasateen ja rajun tuulen takia.  ja kriisiviestinnän taidot ovat tulleet käytäntöön. 

Onneksi kovin usein näille ei ole ollut ennen tarvetta ja itseään voi taputtaa olalle sillä tilanteista on selvitty kunnialla. Se kertoo hyvästä ennakoinnista, suunnittelusta ja siitä, että vaihtoehtoja on mietitty valmiiksi myös niitä hetkiä varten, joita toivottavasti ei koskaan tule. 

Kuten tänä kesänä olemme todenneet, on myös osattava tietää, milloin suunnitelma ei enää riitä ja toimia sen mukaisesti. Tiiminä toimitaan myös kiperissä tilanteissa mutta lopulta projektin vetäjä on asiantuntija, kenellä on vastuu tietää, mikä on mahdollista, mikä turvallista ja mikä palvelee tapahtuman tavoitteita.

Joskus vippaskonstit eivät yksinkertaisesti auta. Silloin tehdään päätös, viestitään avoimesti kaikille osapuolille, rakennetaan uusi toimintasuunnitelma ja ryhdytään töihin.

Keliolosuhteisiin varautuminen

Säätilaan voidaan varautua rakenteilla, katoksilla, aikataulumuutoksilla, sisätiloilla ja erilaisilla varasuunnitelmilla. Kaikissa tilanteissa kompromissit eivät kuitenkaan ole samanarvoisia. Toisinaan tapahtuman tärkeimmät tavoitteet voivat jäädä asiakkaalle täyttymättä, jos kompromisseja joudutaan tekemään liian isolla kädellä.

Jos tapahtuman tavoitteena on saada mahdollisimman paljon ihmiskontakteja ohikulkijoiden kanssa, sateisella kelillä harva haluaa pysähtyä, jos sateensuojaa ei ole riittävästi tarjolla. Tällöin tapahtuma voi olla teknisesti onnistuneesti toteutettu, mutta yksi sen keskeisistä tavoitteista ei välttämättä täyty. Silloin ammattitaito on myös sitä, että osataan sanoa: tällä kelillä tätä ei kannata tehdä näin. Vaihtoehtoisesti voidaan jo tapahtumaa suunniteltaessa pohtia, onko tapahtuman keskeinen osa juuri ulkoilmatapahtuma vai voitaisiinko se mahdollisesti pitää myös sisätiloissa, jolloin olosuhteiden aiheuttamia riskejä voidaan minimoida. 

Lisäksi tapahtuman resurssit ovat keskeisessä osassa varautumisessa. Tällaisia ovat esimerkiksi tapahtuma-alue ja millä laajuudella voidaan tuottaa rakenteita kuten myös millaisiin rakenteisiin on varattu riittävästi budjettia. Materiaalivalinnoissa täytyy huomioida toimivatko ne niin sateisella kelillä kuin kuumassa auringonpaisteessa niin että jokin lattiamateriaali ei muutu sateessa vaarallisen liukkaaksi taikka mustat paneelit eivät kuumu auringonpaisteessa polttaviksi.

Ja juuri siinä tapahtumatoimiston rooli korostuu. Asiakkaan ei tarvitse kantaa yksin riskiä siitä, mitä sää yhdessä monien muiden tekijöiden kanssa tarkoittaa hänen tapahtumansa onnistumiselle ja tavoitteille. Meidän tehtävämme on ennakoida, arvioida vaihtoehtoja, tehdä tarvittaessa vaikeitakin päätöksiä ja löytää yhdessä ratkaisu, jolla tapahtuman tarkoitus voidaan toteuttaa mahdollisimman hyvin myös silloin, kun aurinko ei paista suunnitelman mukaan.

Sää voi synnyttää uuden idean

Entä jos sää ei olisikaan vain asia, johon tapahtumassa pitää varautua, vaan lähtökohta uudelle idealle?

Joskus sää pakottaa tekemään alkuperäisestä suunnitelmasta paremman version. Tässä kohtaa tapahtumatuotannossa tarvitaan muutakin kuin säähän varautumista. Tarvitaan kykyä tunnistaa, mikä tapahtumassa on oikeasti olennaista ja miettiä, voisiko tilanteen kääntää jopa eduksi.

Sade voi muuttua osaksi ideaa. Helle voi ohjata yleisöä uudenlaiseen kohtaamiseen. Huono keli voi synnyttää oivalluksen, joka ei olisi tullut vastaan aurinkoisena päivänä. Parhaimmillaan rajoite ei siis heikennä tapahtumaa, vaan pakottaa katsomaan sitä uudesta näkökulmasta. Tällä hetkellä brändimielikuva ja jälkimarkkinointi materiaali ovat yksiä merkittävimpiä elementtejä, jotka kytkeytyvät olennaisesti tapahtumapäivään. Itse tapahtumapäivänä tavoitetaan tietty joukko ihmisiä, mutta kokemuksen voi moninkertaistaa sosiaalisen median välityksellä. Olennaista tässä onkin, miten hyvin kokonaisuus toimii ja miten sen pienet yksityiskohdat kääntyvät osaksi brändin viestiä ja tarinaa. Sääolosuhteita ei voida tässä kohtaa katsoa läpi sormien, sillä ne ovat kautta aikojen vaikuttaneet hyvin merkittävällä tavalla koettuun tunnelmaan. 

Tapahtumatuotannossa tämä on hyvin kiinnostavaa sillä usein tapahtumissa juuri haetaan jotain wau-efektiä tai yhteisesti jaettua kokemusta, joka nostaa tapahtumakokemuksen aivan omalle tasolleen. Aina säästä ei voi tehdä ideaa, eikä pidäkään. Joskus se asettaa yksinkertaisesti rajat, joiden kanssa on elettävä. Mutta silloin, kun se on mahdollista, muuttunut tilanne voi pakottaa kysymään: voisimmeko tehdä tämän vielä paremmin juuri siksi, että keli ei mennyt suunnitelmien mukaan?

Kesästä kohti syksyä

Weivin kesä on tarkoittanut mukavaa kiirettä, kohtaamisia ja lukemattomia tunteja suunnittelun, rakentamisen, toteutuksen ja purkamisen parissa. Lomailullekkin on jätetty tilaa, jotta puhti pysyy samana kohti syksyn strategisesti merkittävää jaksoa. Pinnan alla on kypsynyt uusia ajatuksia ja suuntia, joiden eteen on tehty aktiivisesti töitä myös kesän aikana. Katse on jo osittain tulevassa.

Säästä emme vieläkään tiedä, mutta tapahtumien osalta yksi asia on varma: kaikkeen ei voi varautua ja juuri muuttuvissa tilanteissa voi piillä mahdollisuus uusille oivalluksille ja tehdä jotain vielä paremmin.

Kiitos kaikille tämän kesän tapahtumissa mukana olleille:  asiakkaille, yhteistyökumppaneille, tekijöille ja yleisölle.